เป็นที่ยอมรับกันทั่วไป ว่าไฟล์ประเภท PDF นั้น ถือเป็นอีกมาตรฐานหนึ่งของไฟล์เอกสารที่ได้รับความนิยมในการใช้งานกันโดยทั่วไป ซึ่งมีประโยชน์ในด้านต่างๆ มากมาย
ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเอกสารสำหรับการอ่านหรือการส่งไฟล์สำคัญหรือเป็นเอกสารที่ใช้ทำงานผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งข้อดีก็คือ เป็นไฟล์ขนาดไม่ใหญ่ แสดงผลทั้งในส่วนของตัวอักษรและรูปภาพไปพร้อมๆ กัน ไฟล์มีคุณภาพค่อนข้างสูง ไม่ทำให้ฟอร์แมตผิดเพี้ยนไปนัก นอกจากนี้ยังแก้ไขไฟล์ pdf แทรกวีดีโอแทรกเข้าไปได้อีกด้วย เป็นฟอร์แมตที่ง่ายต่อการนำไปใช้ในอุปกรณ์ต่างๆ ในชีวิตประจำวันหรือส่งผ่านอีเมล์ได้สะดวก จึงนิยมนำไปทำเอกสารประเภท e-Document ที่สำคัญยังทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ข้ามแพลตฟอร์มได้อีกด้วย
ข้อดีของเอกสารในแบบ PDF ก็คือ สามารถส่งเป็นเอกสารยืนยันหรือเป็นเอกสารแนะนำสินค้า เอกสารยืนยันหรือเป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการอ่านข้อมูลประเภท e-Book หรือ e-Document ได้ง่าย เพราะคุณภาพหลังการแปลงไม่ค่อยผิดเพี้ยนไปจากต้นฉบับ แต่ง่ายต่อการจัดส่ง ที่สำคัญไม่สามารถแก้ไขไฟล์ pdf ได้นั่นเอง
ซึ่งการสร้างไฟล์ PDF แก้ไขไฟล์ pdf ถ้ามองกันง่ายๆ ในเวลานี้ หากเป็นไฟล์เอกสาร ส่วนใหญ่ถ้าใช้ MS Office ในเวอร์ชัน 2010 ขึ้นมา ก็สามารถ Save as?PDF ได้ทันทีไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมอื่นเพิ่มเติม แต่ถ้าใน MS Office เวอร์ชันก่อนหน้านี้ เช่น Office 2007 ก็อาจจะต้องพึ่งพาโปรแกรมประเภทปรินต์ PDF อย่างเช่น PrimoPDF หรือ doPDF ที่ใช้ในการสร้างไฟล์ PDF จากหน้าเอกสาร โดยต้องติดตั้งโปรแกรมเหล่านี้ลงไปก่อน จากนั้นจึงสั่ง Print ออกมาเป็น PDF ซึ่งให้คุณภาพในการทำงานค่อนข้างดีทีเดียว
นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมที่ใช้ในการสร้างไฟล์ PDF จากเอกสารมากมายเลยทีเดียว ไม่ว่าจะเป็น doPDF, CutePDF, PDFCreator หรือ PDFMaker เป็นต้น แต่ในปัจจุบันโปรแกรมสร้าง PDF ที่นิยมใช้กันอยู่ก็มีเพียงไม่กี่โปรแกรม ซึ่งส่วนใหญ่จะเน้นที่ฟีเจอร์ในการแปลงไฟล์มากยิ่งขึ้น
PrimoPDF เป็นโปรแกรมสร้าง PDF ที่ได้รับความนิยมในการ แก้ไขไฟล์ pdf มากทีเดียว เนื่องจากมีขนาดเล็ก ติดตั้งง่ายและใช้งานสะดวก เมื่อติดตั้งลงไปในระบบแล้ว การเรียกใช้ก็เพียงสั่ง Print แล้วไปที่ PrimoPDF ซึ่งในหน้าโปรแกรม จะมีให้เลือกด้วยว่าต้องการสร้างขึ้นมาไว้ใช้งานประเภทไหน เพื่อระบบจะได้ปรับให้เอกสารที่ออกมา เหมาะสมกับการใช้งาน เลือกได้ทั้ง Screen, Print, eBook, Prepress และ Custom
นอกจากนี้ยังกำหนดชื่อ คนเขียน สร้างไฟล์ ชื่อไฟล์เอกสารและคีย์เวิร์ด ได้ครบถ้วน เพื่อแจ้งให้ผู้อื่นได้ทราบถึงที่มาเอกสารที่เราสร้างขึ้น รวมถึงระบบ Security ที่ให้ผู้ใช้ตั้ง Password เพื่อป้องกันการแอบใช้งานหรือในกรณีที่เป็นความลับ
แต่ถ้าต้องการโปรแกรมในการสร้าง PDF file แก้ไขไฟล์ pdf ที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้นหรือรองรับไฟล์ที่ใช้ในการแปลงให้มีความหลากหลาย ก็อาจจะต้องเลือกโปรแกรมประเภท Create ขึ้นมาด้วย อย่างเช่น
doPDF เป็นโปรแกรมในการสร้างเอกสาร PDF อีกรุ่นหนึ่งที่ได้รับความนิยมค่อนข้างสูง เนื่องจากมีการใช้งานที่ง่ายและให้ความละเอียดแบบเครื่องปรินต์เลยทีเดียว รองรับการแปลงไฟล์ได้หลายประเภท ไม่ว่าจะเป็น DOCX, XLSX, PPTX, PUBX, HTML, DOC, XLS, PPT โดยสามารถเลือกขนาดและ Resolution ได้ตามต้องการ เพื่อคุณภาพในการใช้งานที่ดียิ่งขึ้น ซึ่งหากใครเน้นที่ความเรียบง่ายแล้ว doPDF เป็นทางออกสำหรับการสร้างเอกสาร PDF ที่สะดวกไม่น้อย แม้จะไม่ได้มีลูกเล่นมากมาย แต่ย้ำว่า ?ฟรี?
PDFCreator ถือว่าเป็นอีกโปรแกรมหนึ่งที่ช่วยในการสร้างไฟล์ PDF ที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง นอกจากการแปลงไฟล์จากเอกสารพื้นฐานให้เป็น PDF ได้แล้ว ยังรองรับการแก้ไขไฟล์ pdf แปลงไฟล์แบบอื่นๆ เป็น PDF ได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ภาพ JPG, PNG, BMP, TIFF หรือ RAW เป็นต้น ซึ่งให้ความละเอียดได้มากถึง 1200dpi ที่สำคัญสามารถเพิ่มข้อมูลประเภท File name, Keyword, Date, Time รวมถึงการเข้ารหัสไฟล์เพื่อป้องกันลักลอบใช้งานได้อีกด้วย เรียกว่ามีฟังก์ชั่นให้เล่นเพิ่มเติมสำหรับคนที่ใช้งาน PDF อยู่เป็นประจำ
แบ่งหน้า PDF รวมไฟล์ PDF ง่ายเหมือนปอกกล้วย
แต่การใช้งาน PDF ก็คงไม่ได้หมดแค่นี้ เพราะยังมีเรื่องของการแยกไฟล์หรือรวมไฟล์ เอาไว้สำหรับผู้ใช้ที่มีไฟล์ PDF จำนวนมาก แล้วต้องหาเครื่องมือในการจัดการไฟล์ อย่างเช่น การแยกไฟล์ PDF จากเดิมที่มีหลายหน้าในไฟล์เดียว แก้ไขไฟล์ pdf ให้แบ่งออกเป็นไฟล์ละหน้าหรือรวมจากหลายๆ หน้าเป็นไฟล์เดียว ซึ่งก็ต้องอาศัยโปรแกรมเสริมเพื่อช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น อย่างเช่น โปรแกรมที่เรียกว่า PDFill PDF Editor
PDFill PDF Editor เป็นหนึ่งในโปรแกรมสำหรับจัดการไฟล์ PDF หรือ แก้ไขไฟล์ pdf แปลงไฟล์ PDF ที่เรียกได้ว่ามีฟังก์ชันในการใช้งานที่โดดเด่นมากทีเดียว เพราะนอกจากจะสามารถสร้างไฟล์ PDF ได้ตามปกติแล้ว ยังรองรับการแปลงไฟล์จาก PDF ไปอยู่ในรูปแบบอื่นได้อีกด้วย นอกจากนี้ส่วนที่สำคัญก็คือ การแบ่งหรือรวมไฟล์ PDF ได้ตามต้องการ ด้วยการแบ่งเป็นหน้าหรือการรวมเอาไฟล์ PDF หลายๆ หน้ามารวมเข้าด้วยกันเป็นไฟล์เดียว แล้วยังเพิ่มการใส่ลายน้ำ การหมุนไฟล์และการเข้ารหัสเพื่อป้องกันไฟล์ได้อีกด้วยจะเห็นได้ว่ามีฟังก์ชันเสริมเพื่อการใช้งานในรูปแบบของ PDF อีกมากมายบนโปรแกรมตัวนี้
การแบ่งไฟล์ PDF
การเข้ารหัสไฟล์ PDF
การจัดกำหนดพื้นที่และการ Rotate ไฟล์ PDF
การตั้งค่าหน้าและ Format PDF
การใส่ลายน้ำให้กับ PDF
ทั้งหมดนี้เป็นเรื่องราวเกี่ยวกับการใช้งานร่วมกับไฟล์ PDF ที่เกือบจะครบถ้วนในการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการสร้างไฟล์ PDFจากเอกสาร ด้วยวิธีง่ายๆ ในกรณีที่ไม่ได้ใช้ MS Office ในเวอร์ชันใหม่ๆ หรือการแปลงไฟล์รูปภาพให้กลายเป็น PDF รวมไปถึงการสร้างไฟล์ PDF ขึ้นจากโปรแกรมอื่นๆ บนวินโดวส์และการแบ่งหรือรวมไฟล์ PDF เพื่อให้ใช้งานได้สะดวกขึ้น การแปลงไฟล์ PDF?เรียกได้ว่าโปรแกรมทั้ง 4 แบบที่แนะนำมาก็สามารถตอบสนองได้ดีทีเดียว ซึ่งส่วนใหญ่ก็เป็นแบบฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย
