เป็นเรื่องปกติอยู่โดยทั่วไปกับการใช้งานไฟล์เอกสารจำนวนมากหรือการทำงานในบางครั้ง อาจเกิดปัญหาไฟล์ที่ใช้อยู่นั้นหายไป ไม่ว่าจะเกิดจากไฟดับ ลบไฟล์ผิด ย้ายไฟล์ไปไว้ที่อื่นหรืออีกหลายๆ สาเหตุที่ทำให้เกิดผลกระทบกับไฟล์ ดังนั้นสิ่งที่ต้องทำในช่วงต้น อาจจะยังไม่จำเป็นที่จะต้องนำซอฟต์แวร์สำหรับการกู้ไฟล์ข้อมูลมาใช้งาน แต่อาจจะใช้ฟังก์ชันพื้นฐานบน Windows มาช่วยในการค้นหาก่อนในเบื้องต้น โดยเฉพาะในโหมดการ Search ที่พอจะช่วยให้การค้นหาข้อมูลที่ง่ายและไม่ต้องมีขั้นตอนที่ยุ่งยากมากนัก โดยกระบวนการมีให้เลือกอยู่หลายรูปแบบ
1
เริ่มต้นด้วยการค้นหาไฟล์ต้นฉบับ เริ่มต้นจากการพิมพ์ชื่อเอกสาร ในกรณีที่ยังพอจำได้ในช่อง Menu Start แล้วตรวจเช็คไฟล์ที่ค้นพบ
2
ใช้วิธีการพิมพ์ *.doc หรือ *.docx เพื่อดูว่าไฟล์ที่ปรากฏขึ้นมาทั้งหมดนั้น มีไฟล์ที่หายไปบ้างหรือไม่เพราะบางครั้งอาจถูกโยกย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นแบบไม่รู้ตัว
3
ใช้วิธีการค้นหาไฟล์ Backup ในกรณีที่เปิดฟังก์ชันในการสำเนาข้อมูลเอาไว้ ด้วยการพิมพ์คำว่า backup of ? แล้วตามด้วยชื่อไฟล์ที่พอจำได้ จากนั้นปล่อยให้ระบบค้นหา
4
สุดท้ายให้เข้าไปดูใน Recycle bin ในกรณีที่ไม่แน่ใจว่าลบไฟล์ทิ้งไปหรือเปล่า ซึ่งหากว่าเจออยู่ในนั้น ก็ให้คลิกขวาที่ไฟล์ แล้วเลือก Restore เท่านั้น
ทั้งหมดเป็นวิธีการเบื้องต้นที่ใช้สำหรับการค้นหาไฟล์ MS Word ที่หายไป ซึ่งก็น่าจะเป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการช่วยเรียกไฟล์ที่หายกลับคืนมาและวิธีการเหล่านี้ ยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้ร่วมกับไฟล์ประเภทอื่นๆ ได้อีกด้วย
