โดยปกติที่เราใช้งานพรินเตอร์ในสำนักงาน ส่วนใหญ่มักจะไม่ค่อยระมัดระวังและไม่ค่อยจะดูแลกันนัก เพราะส่วนใหญ่จะคิดว่ามีคนคอยดูแล ตรวจเช็คการทำงานให้เป็นประจำอยู่แล้ว และก็ทำให้หลายติดนิสัยมาใช้กับพรินเตอร์ที่บ้าน แน่นอนว่าบางทีพรินเตอร์ที่บ้าน อาจไม่ได้เป็นรุ่นที่แพงหรือมีเทคโนโลยีทันสมัยและทนทานเหมือนกับพรินเตอร์ในสำนักงาน การใช้งานแบบไม่ดูแลหรือไม่ระมัดระวัง ก็อาจทำให้พรินเตอร์ของคุณลาโลกไปได้ในไม่ช้า แม้จะเป็นเรื่องเล็กๆ ก็ตาม
1.วางเครื่อง อย่าวางใจ
พื้นที่วางพรินเตอร์เป็นเรื่องพื้นฐานที่หลายคนมองข้าม แต่อาจส่งผลเสียต่อการทำงาน เช่น วางในที่ร้อนเกินไปหรือในบริเวณที่มีฝุ่นผงอยู่มากมาย ก็ทำให้ประสิทธิภาพการพิมพ์ลดลงหรือบางทีก็ส่งผลต่อคุณภาพหมึกและการดึงกระดาษอีกด้วย
2.อย่าดึงหรือกระชากกระดาษที่ติดในเครื่อง
บางคนมักจะเปิดเครื่องและดึงกระดาษที่ติดแบบสุดแรง เพื่อที่จะให้กระดาษที่ติดอยู่ภายในนั้นหลุดออกมาอย่างรวดเร็ว ความจริงแล้วไม่ควรจะทำเช่นนั้น เพราะอาจทำให้ลูกกลิ้งที่เลื่อนกระดาษเกิดความเสียหายหรือบางทีกระดาษขาดเป็นชิ้นเล็กๆ ติดอยู่ด้านใน ไปรบกวนการทำงานของระบบเครื่องพิมพ์ได้เช่นกัน ทางที่ดีให้เปิดเครื่องตามที่ผู้ผลิตแจ้งมา แล้วค่อยๆ ใช้มือหมุนลูกกลิ้งในแต่ละจุด ให้กระดาษเลื่อนออกมาช้าๆ แต่อย่าลืมปิดการทำงานของเครื่องก่อน
3.เปิดพิมพ์บ้าง เมื่อไม่ได้ใช้เป็นเวลานาน
กรณีที่ไม่ได้ใช้งานเครื่องพิมพ์เป็นเวลานานๆ ควรมีการสั่งพิมพ์งาน เพื่อให้หมึกและกลไกได้ขยับบ้าง โดยเฉพาะหัวจ่ายหมึกที่อาจเกิดการอุดตันได้ เมื่อไม่ได้ใช้เป็นเวลานานๆ อาจจะพิมพ์สัปดาห์ละครั้งเป็นอย่างน้อย เพื่อรักษาสภาพของหมึกและหัวพิมพ์ให้ใช้งานได้นานขึ้น ดีกว่าไปเสียค่าซ่อมเมื่อเกิดความเสียหาย
4.ใช้โปรแกรมตรวจสอบ เช็คหัวพิมพ์ ตามระยะเวลาที่พอเหมาะ
บางครั้งเครื่องพิมพ์ถูกใช้มาเป็นเวลานาน และมีการพิมพ์ที่ผิดปกติ เช่น เส้นขาด ตัวอักษรออกมาไม่ครบหรือสีเพี้ยน เส้นเอียง อาการเหล่านี่เป็นการส่งสัญญาณจากเครื่องพิมพ์ว่ามีความผิดปกติเกิดขึ้น แต่เราสามารถใช้ซอฟต์แวร์ของพรินเตอร์ในการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น ได้ด้วยการสั่ง Clean หัวพิมพ์ ซึ่งเป็นวิธีที่สามารถทำได้ตามที่ต้องการ แต่ก็เป็นขั้นตอนที่ทำให้สูญเสียหมึกพิมพ์ไปไม่น้อยเช่นกัน จึงควรทำในช่วงที่เหมาะสม
5.เลือกใช้กระดาษให้ถูกประเภท และมีคุณภาพ
การเลือกใช้กระดาษ ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยถนอมให้พรินเตอร์ของคุณใช้งานได้นาน การเลือกใช้กระดาษที่มีคุณภาพ ไม่เกิดขุยหรือเยื่อกระดาษหลุดออกมา จนทำให้ชุดดึงกระดาษเสีย เมื่อเศษต่างๆ เข้าไปติดตามลูกกลิ้ง ก็ทำให้ไม่สามารถดึงกระดาษได้ตามปกติ สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ กระดาษที่พิมพ์ออกมาไม่ตรง กระดาษยับหรือติดอยู่ในเครื่อง ซึ่งเป็นปัญหาจากเรื่องเล็กๆ ที่คาดไม่ถึง
6.ระวังลวดเย็บกระดาษ
หลายคนที่เสียหายกับลวดเย็บกระดาษมาเยอะ ก็มักจะใส่ใจเป็นพิเศษ โดยเฉพาะสำนักงานที่ใช้กระดาษ Reuse เพราะบางครั้งคนที่ใช้เอากระดาษมาวางไว้ อาจไม่ได้แกะลวดเย็บกระดาษออกเสียก่อน พอเครื่องพิมพ์ดึงกระดาษเข้าไป เลยทำให้ลวดเย็บเหล่านี้ติดตามชิ้นส่วนต่างๆ ปัญหาเบาหน่อยก็แค่กระดาษติด แต่ถ้าปัญหาใหญ่ ก็อาจทำให้กลไกภายในเสียหาย ไม่สามารถพิมพ์งานได้ต่อไป แม้จะเป็นชิ้นส่วนเล็กๆ ก็ตาม
7.ปิดเครื่องตามขั้นตอนที่ถูกต้อง
สวิทช์ที่อยู่บนตัวเครื่อง คือสิ่งที่คุณต้องใช้เมื่อต้องการปิดการทำงานของเครื่องพิมพ์ เพราะจะทำให้พรินเตอร์มีการเลื่อนหัวพิมพ์เพื่อจัดเก็บก่อนที่จะตัดไฟตามปกติ การถอดปลั๊กหรือปิดสวิทช์บนปลั๊กไฟโดยตรง อาจส่งผลเสียต่อการทำงานของเครื่องพิมพ์ได้ ยอมเสียเวลาเพียงเล็กน้อย เพื่อยืดอายุการใช้งานที่ดีกว่า
8.เลือกหมึกแท้ ที่มีคุณภาพดี
แม้ว่าหมึกปลอมจะสามารถพิมพ์งานได้เช่นเดียวกัน แต่อย่าลืมว่าหมึกแท้นั้น ถูกออกแบบมาเพื่อพรินเตอร์เครื่องนั้นๆ โดยเฉพาะ จึงสามารถให้คุณภาพงานพิมพ์ได้เป็นอย่างดี และไม่ส่งผลเสียต่อเครื่องพิมพ์ในระยะยาว นอกจากนี้ยังได้การรับประกันจากศูนย์จำหน่ายอีกด้วย ต่างจากหมึกปลอมที่บางครั้งไม่มีการรับประกันคุณภาพ แม้ราคาจะถูกกว่าก็ตาม
9.เตรียมพร้อมเมื่อหมึกใกล้หมด
กรณีที่ใช้พรินเตอร์ติดแทงก์ บางครั้งไม่ควรจะใช้งานจนหมึกหมดเกลี้ยง ควรเผื่อส่วนหนึ่งไว้สำหรับเลี้ยงหัวพิมพ์บ้าง การปล่อยให้หมึกหมดและไม่มีของเหลวให้ดึงผ่านสายเข้าไปยังหัวพิมพ์ ก็อาจทำให้หัวพิมพ์ไม่สามารถดึงหมึกได้เมื่อเราเติมสีเข้าไปในแทงก์ภายหลัง เมื่อรู้ว่าหมึกใกล้หมด ก็น่าจะเติมหมึกเพิ่มได้แล้ว
10.ย้ายพรินเตอร์แทงก์ ต้องระวัง
ถ้าเครื่องพิมพ์ติดแทงก์มาด้วย อย่าลืมว่าในพรินเตอร์ Ink tank ในบางรุ่นอาจมีการซีลมาให้ง่ายต่อการเติมและมีชิ้นส่วนเรื่องของระบบหมึกเพิ่มเติมเข้ามา การเคลื่อนย้ายตัวเครื่องควรอยู่ในแนวระนาบ การเอียงหรือตะแคงเครื่องพิมพ์อาจทำให้น้ำหมึกซึมออกมาจากข้อต่อบางจุดได้หรือเกิดความเสียหายต่อบางชิ้นส่วนได้เช่นกัน
