ในการใช้งานเครื่องพรินเตอร์ไม่ว่าจะในรูปแบบใด บางครั้งก็ต้องอาศัยการสังเกตและการตรวจเช็คระบบ เพื่อให้เกิดงานปรินต์ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งไม่ใช่แค่การสั่งพิมพ์งานเหมือนๆ กัน ในทุกครั้ง เพราะอย่าลืมว่าหากเราจัดการองค์ประกอบต่างๆ ได้อย่างเหมาะสมแล้ว ก็จะเป็นอีกทางหนึ่งที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการพิมพ์งานได้เป็นอย่างดี ด้วยวิธีการจัดการและสังเกตสิ่งเหล่านี้
1.เลือกใช้กระดาษให้เหมาะกับพรินเตอร์และงานที่ต้องการ โดยปกติถึงแม้ว่าพรินเตอร์จะสามารถสั่งพิมพ์งานได้มีคุณภาพอยู่แล้ว แต่หากเลือกกระดาษได้ตรงกับรูปแบบที่จะใช้งาน เช่น ความหนา รูปแบบและขนาดที่กำหนดไว้ ก็จะเป็นการ Optimise หรือการสร้างรูปแบบที่เหมาะสมให้กับงานพิมพ์มากขึ้น เช่น การสั่งพิมพ์รูปภาพด้วยกระดาษอาร์ตผิวมันหรือกระดาษที่ระบุไว้สำหรับเครื่องพิมพ์ ก็จะสามารถให้รายละเอียด ความคมชัดของภาพ ด้วยปริมาณน้ำหมึกที่เหมาะสม จึงได้รูปแบบของงานตามความต้องการมากที่สุด
2.เลือกใช้งานหมึกที่ตรงรุ่นพรินเตอร์ให้มากที่สุด ก็เป็นอีกทางหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพในการพิมพ์ เพราะนั่นหมายถึงการใช้หมึกตรงกับที่ทางผู้ผลิตได้พัฒนาขึ้นมาตามการใช้งานของพรินเตอร์ในแต่ละรุ่น ซึ่งผลที่ได้คือ ความรวดเร็ว ทนทานและการจ่ายปริมาณหมึกได้เที่ยงตรง จึงให้คุณภาพของภาพได้ตามที่กำหนดไว้มากที่สุดและไม่ส่งผลกระทบต่อหัวพิมพ์
3.หมั่นตรวจสอบระดับหมึกและตรวจเช็คความพร้อมในการทำงานของเครื่องเป็นประจำ เพื่อลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการใช้งาน
4.เลือกปรินต์ตามโหมดที่ต้องการ เช่น ถ้าต้องการประหยัด ให้พิมพ์ในโหมด Eco หรือถ้าต้องการเอกสารประกอบพรีเซนเทชั่น เลือกเป็น 2 สไลด์ต่อหนึ่งหน้าก็ให้ความรวดเร็ว แต่ถ้าต้องการคุณภาพก็คือ Best Quality หรือในกรณีที่ไม่มีสี ก็อาจจะเลือกพิมพ์เป็นขาว-ดำ
5.การสั่งพิมพ์งานผ่านระบบ Cloud หรือ WiFi ก็จะช่วยลดเวลาและขั้นตอนในการสั่งพิมพ์งานไปได้มาก โดยเฉพาะเครื่องพรินเตอร์ที่รองรับการเชื่อมต่อในแบบ Direct Print ที่ไม่ต้องผ่านเราเตอร์หรือจะต้องมาเชื่อมต่อกับเครื่องคอมพ์ส่วนกลาง จึงทำให้สามารถปรินต์งานได้อย่างรวดเร็วและยังพิมพ์ได้จากจุดต่างๆ ของบ้านหรือบริเวณของสำนักงาน ซึ่งพรินเตอร์หลายรุ่นในปัจจุบันรองรับปรินต์ในรูปแบบดังกล่าวผ่านทางแอพพลิเคชั่น
6.ดาวน์โหลดไดรเวอร์รุ่นล่าสุดและแอพพลิเคชั่นมาใช้งาน เพราะไดรเวอร์ใหม่ๆ ก็มักจะมีการแก้ไขหรือปรับปรุงการทำงานของพรินเตอร์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นเดียวกับแอพพลิเคชั่นที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น โดยเฉพาะกับการทำงานร่วมกับอุปกรณ์โมบาย เช่นสมาร์ทโฟนหรือแท็ปเล็ตนั่นเอง
