มั่น ใจได้เลยว่า ณ ปัจจุบันนี้คนส่วนใหญ่สำรองข้อมูลที่เสี่ยงต่อการสูญหายเป็นประจำทุกสัปดาห์ หรือแม้กระทั่งทุกวัน โดยตรวจสอบการสำรองข้อมูลในดิสก์ที่เต็มไปด้วยไฟล์ต่างๆอย่างระมัดระวัง เพียงแค่สองสามเดือนครั้ง คุณคืออีกคนหนึ่งที่มักจะทำเช่นนั้นใช่หรือไม่? ถ้าคำตอบคือไม่ ? สบายใจได้เลยว่าคุณไม่ใช่คนเดียวที่ใช้วิธีนั้น
ข้อมูลเอกสารและข้อมูลตาราง
เจ้าของพื้นที่เว็บใหม่ๆมักทะเยอทะยานที่จะท้าทายไมโครซอฟท์ในการเชือดเฉือน ส่วนแบ่งการใช้งานชุดออฟฟิศที่เปรียบเสมือนพายชิ้นใหญ่ออกเป็นชิ้นน้อยๆ เว็บไซท์โปรดที่ผมชอบก็คือ Zoho ใช้สำหรับการสำรองข้อมูลเอกสาร (writer.zoho.com) และเว็บสำรองข้อมูลตารางของ Google (docs.google.com) บริการสำรองข้อมูล ฟรี ทั้งสองเว็บนี้รวมถึง พื้นที่สำหรับเก็บข้อมูลของคุณ (Zoho ให้พื้นที่คุณมากถึง 1 GB ขณะที่ Google จำกัดจำนวนและขนาดเอกสารและตารางที่คุณสามารถเก็บได้ ข้อมูลทั้งหมดที่คุณสร้างสรรค์ขึ้นจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติบนเซิร์ฟเวอร์ออ นไลน์ ซึ่งสำรองข้อมูลให้คุณอย่างแท้จริง นอกจากนี้ คุณยังสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของคุณได้จากเบราเซอร์ใดก็ได้ โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟท์แวร์ใดๆ ก่อน
เช่นเดียวกับเว็บไซท์ที่ล้ำหน้าอื่นๆ Zoho และ Google ใช้ Asynchronous JavaScript และ XML หรือ Ajax มอบความรู้สึกประหนึ่งใช้โปรแกรมบนเดสก์ทอปให้กับผู้ใช้ ทั้งคำสั่งสำคัญที่ใช้บ่อยสำหรับคุณสมบัติทั่วไป การบันทึกข้อมูลเป็นข้อมูลสำรองโดยอัตโนมัติ และอื่นๆที่ควรจะมี ซอฟท์แวร์เหล่านี้ไม่ได้เขียนขึ้นเพื่อมาแทนที่ชุดออฟฟิศ หากคุณยังต้องการการทำงานเต็มรูปแบบตามคุณสมบัติดั้งเดิม ในกรณีนี้คุณอาจพบเรื่องปวดหัว แม้ว่าบริการออนไลน์ไม่มีข้อผิดพลาดในการหยุดการทำงานชั่วขณะ แต่อย่างไรก็ดี สำหรับไฟล์ที่คุณสร้างสรรค์ขึ้นที่บ้าน คุณอาจพบข้อผิดพลาดเหล่านี้
ผมชอบอินเตอร์เฟซที่โฉบเฉี่ยวของ Zoho สำหรับข้อมูลเอกสาร แต่บริการของ Google สำหรับงานตารางถูกใจผมมากกว่า (ดูรูปที่ 1) คุณสามารถใช้บริการทั้งสองอย่างตามการใช้งานคนละด้านได้อย่างง่ายดาย
ถ้าคุณมีชุดออฟฟิศ เว็บ Zoho ได้ปล่อยบริการใหม่ที่ยอดเยี่ยมออกมาเมื่อเร็วๆนี้ (ดูรูปที่ 2) ซึ่งสามารถทำงานกับ Word และ Excel ได้ หลังติดตั้งเครื่องมือนั้น จะมีแถบเครื่องมือเพิ่มขึ้นในแอพพลิเคชั่นของคุณ ซึ่งจะทำให้คุณเปิดไฟล์ Zoho เข้าสู่ชุดออฟฟิศได้โดยตรง เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงโดยการติดตั้งแล้ว คลิกที่ปุ่ม Zoho Save เอกสารออนไลน์ก็จะถูกอัพเดท นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มเอกสารและตารางที่สร้างโดยออฟฟิศไปยังคลังเก็บข้อมูลบน Zoho ได้อีกด้วย
บริการทั้งสองประเภทยอดเยี่ยมสุดๆ ทว่าทั้งสองบริการยังคงจำเป็นต้องอาศัยการเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ทตลอดเวลา ในการเข้าถึงไฟล์ของคุณ (แม้ว่า Zoho ที่ต้องเชื่อมต่อจะช่วยแบ่งเบาหน้าที่ที่จำเป็นดังกล่าวก็ตาม) นอกจากนี้ ขณะที่คุณสามารถดึงข้อมูลไฟล์ออฟฟิศไม่ว่าจากบริการเว็บใดก็ตาม (ผ่านตัวเลือกไซท์ หรือปุ่ม Add ใน Zoho) การทำงานตามปกติทำให้การฟอร์แมทยุ่งยากขึ้น คุณอาจต้องลืมเรื่องการใช้สูตรของ Excel แมโครของ Word และการใส่เลขหน้า รวมถึงคุณสมบัติขั้นสูงอื่นๆไปเลย เพราะถ้าคุณดึงข้อมูลที่ประกอบด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ เครื่องอาจหยุดทำงานกะทันหัน ครั้งหน้าเราจะมาดู บุคมาร์คออนไลน์ กันคับ
