สำหรับคนที่ใช้เครื่องปริ้นกันแบบเป็นกิจวัตร ชนิดที่ว่าปริ้นกันทีหลายสิบแผ่นในแต่ละรอบหรือบางทีอาจถึงร้อยแผ่นในแต่ละวัน นอกจากการเลือกเครื่องปริ้นให้เหมาะสม รองรับปริมาณงานพิมพ์มากมายขนาดนี้ได้แล้ว ก็อาจจะต้องมองหาโซลูชั่นดีๆ ที่จะเข้ามาช่วยให้ปริ้นได้คุ้มค่า และที่สำคัญผู้ใช้อาจจะต้องใส่ใจในการใช้งานมากยิ่งขึ้น เพื่อให้เราสามารถปริ้นงานได้นานๆ ไม่เกิดปัญหา
1.เลือกหมึกแท้ ได้มาตรฐานจากผู้ผลิต
เป็นเรื่องพื้นฐานถ้าต้องการให้ปริ้นเตอร์อยู่กับเราไปนานๆ และคุณภาพงานที่ดี เพราะผู้ผลิตมีการพัฒนาและออกแบบหมึกพิมพ์มาให้เหมาะกับปริ้นเตอร์แต่ละรุ่น จึงสามารถใช้งานได้นานและไม่ส่งผลกระทบต่อเครื่องปริ้น นอกจากนี้ยังได้รับการรับประกันคุณภาพจากผู้ผลิต จึงใช้งานได้อย่างมั่นใจ วิธีซื้อหมึกปริ้นเตอร์ให้ตรงรุ่น มีอยู่หลายวิธี เช่น ดูรหัสบนตลับหมึก หรือบนเครื่องปริ้นเตอร์ รวมถึงผู้ผลิตหลายค่าย ยังมีทางเลือกให้ผู้บริโภคค้นหาและสั่งซื้อได้จากเว็บไซต์ ตัวอย่างเช่น HP Printer
2.ใช้ซอฟต์แวร์ ยูทิลิตี้ที่มากับปริ้นเตอร์ในการตรวจเช็ค
ในปัจจุบันเป็นเรื่องง่ายที่ผู้ใช้จะตรวจเช็คสถานะหรือตั้งค่าการทำงานบนปริ้นเตอร์ เพราะผู้ผลิตส่วนใหญเกือบทั้งหมด จัดทำซอฟต์แวร์มาให้ใช้งานร่วมกันกับปริ้นเตอร์ ตั้งแต่ช่วยในการติดตั้ง ตรวจเช็คระดับหมึก คู่มือ การเชื่อมต่อ ไปจนถึงการแก้ปัญหา หากคุณพบความผิดปกติในการใช้งาน แนะนำว่าให้ใช้ยูทิลิตี้เหล่านี้ในการตรวจเช็คและขอความช่วยเหลือได้ทันที
3.อย่าฝืนใช้งานปริ้นเตอร์เวลาหมึกหมด
หลายครั้งที่ผู้ใช้พยายามฝืนการทำงานของปริ้นเตอร์ เวลาที่หมึกหมด โดยคาดหวังว่าปริ้นเตอร์จะหาโซลูชั่นในการปริ้นเอกสารให้คุณได้ ซึ่งความจริงแล้ว ก็มีส่วนอยู่บ้าง แม้ว่าบางทีจะเตือนว่าหมึกหมด แต่ก็ยังปริ้นงานให้คุณได้บางส่วน ดังที่เราจะเห็นได้ว่าแม้เตือนว่าหมึกหมดแล้วแต่ยังพอปริ้นให้ได้ แต่แน่นอนว่าจะให้ปริ้นต่อเนื่องก็คงไม่ไหว รวมถึงหากหมึกสีใดหมดจริงๆ ก็จะไม่ปริ้นออกมาและทำให้เอกสารไม่สมบูรณ์ สีไม่ครบ ปริ้นขาดเป็นเส้นๆ ถ้าเป็นแบบนี้ยังไม่ก็ไม่คุ้ม เพราะเราจะไม่ได้ประโยชน์จากเอกสารเหล่านั้นเลย ตีเป็นเอกสารเสียก็คงไม่ผิด เสียทั้งกระดาษ ค่าไฟ และหมึกอื่นที่ยังไม่หมด ดังนั้นหากหมึกหมดจริงๆ เปลี่ยนตลับใหม่ดีกว่า อย่าฝืนใช้ เพราะเสียมากกว่าได้
4.เลือกใช้กระดาษที่เครื่องปริ้นรองรับ คุณภาพเหมาะสม
กระดาษที่ใช่สำหรับการปริ้นมีด้วยกันหลายแบบ หลายเกรด มีตั้งแต่แบบบาง-หนา กระดาษโฟโต้อาร์ตมัน กระดาษโบรชัวร์แบบด้าน ตรงนี้ต้องศึกษาหรือเช็คจากเว็บไซต์ว่าแบบใดสามารถใช้กับเครื่องปริ้นรุ่นใดบ้าง แล้วเลือกให้ตรงกับเครื่องและงานที่ต้องการพิมพ์ นอกจากจะได้คุณภาพงานสวยงามตามที่ต้องการ เช่น ความคมชัด สีสันสดใส ก็ยังใช้หมึกได้คุ้มค่า นอกจากนี้การเลือกกระดาษให้เหมาะและมีคุณภาพ นอกจากจะช่วยประหยัดหมึกแล้ว ยังไม่ส่งผลกระทบต่อตัวเครื่องอีกด้วย
5.การตรวจเช็คหัวพิมพ์เป็นเรื่องดี แต่ก็ทำให้สิ้นเปลืองเช่นเดียวกัน
การตรวจเช็คหรือทำความสะอาดหัวพิมพ์ แม้จะเป็นวิธีที่ช่วยแก้ไขปัญหาความผิดปกติในการปริ้นงาน เช่น ตัวอักษรขาด ปริ้นสีไม่เท่ากันหรือสีเพี้ยนได้ก็ตาม แต่ก็ทำให้ใช้ปริมาณหมึกเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน ดังนั้นหากไม่จำเป็นก็ไม่ควรทำความสะอาดหรือใช้ตรวจเช็คหัวพิมพ์บ่อยเกินไป ยกเว้นมีปัญหาในการปริ้นจนเกินแก้ไข
6.เปิด-ปิดเครื่องตามกระบวนการ
การเปิดและปิดปรินเตอร์ไปตามขั้นตอน จะช่วยถนอมกลไกต่างๆ ภายในเครื่องได้ดี เพราะอย่าลืมว่าองค์ประกอบของเครื่องปริ้น เต็มไปด้วยกลไกมากมาย ตั้งแต่รางเลื่อนสำหรับหัวพิมพ์ ลูกกลิ้งฟีดกระดาษ ไปจนถึงการส่งหมึกไปยังหัวพิมพ์ หากคุณปิดเครื่องโดย ไม่รอให้ระบบทำการจัดเก็บหรือพร้อมต่อการเข้าสู่โหมดปิดการทำงาน บรรดาชิ้นส่วนต่างๆ ก็จะยังไม่เลื่อนเข้าที่ รวมถึงหมึกและระบบไฟฟ้า ก็อาจทำให้เกิดความเสียหายได้ ดังนั้นปิดการทำงานจากปุ่มเพาเวอร์บนตัวเครื่องโดยตรง เมื่อใช้งานเสร็จสิ้น ไม่ควรปิดสวิทช์จากปลั๊กรางหรือดึงสายไฟออกทันที
7.ตั้งค่าโหมดการทำงานให้สอดคล้องกับรูปแบบผู้ใช้ในสำนักงาน
หากเป็นเครื่องปริ้นในสำนักงาน ควรมีการตั้งค่าความปลอดภัยให้กับผู้ใช้แต่ละคน กำหนดสิทธิ์ในการใช้งานของแต่ละแผนก เพื่อลดการสั่งปริ้นงานแบบพร่ำเพรื่อหรือการปริ้นกระดาษผิด นอกจากนี้การตั้งระยะเวลาในการเข้าสู่โหมด Standby หรือให้เครื่องได้หยุดพักเพื่อประหยัดพลังงาน
นอกจากนี้ยังมีอีกหลายวิธีในการช่วยยืดอายุการทำงานของปริ้นเตอร์และประหยัดค่าใช้จ่ายในการใช้งาน โดยส่วนหนึ่งคุณสามารถเลือกหาปริ้นเตอร์ที่มีเทคโนโลยีในการอำนวยความสะดวกให้กับการใช้งานของคุณเองได้เช่นเดียวกัน อย่าลืมว่าความคุ้มค่าของเครื่องปริ้นที่คุณใช้จะมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับพฤติกรรมการใช้ของคุณเองด้วยเช่นกัน
