ในการพิมพ์งานเอกสารในบ้านหรือสำนักงานเป็นจำนวนมากๆ สิ่งสำคัญที่สุดนอกเหนือจากการให้ได้คุณภาพที่ดีและเอกสารมีคุณภาพ ตัวอักษร ลายเส้นที่ต้องคม ให้รายละเอียดได้ดีแล้ว เรื่องของการประหยัดหมึก ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่หลายคนให้ความสนใจ เช่นบางคนเลือกใช้พรินเตอร์แบบ Ink tank แต่บางทีการพิมพ์เป็นร้อยๆ หน้า การเลือกปรับใช้การทำงานให้เหมาะสมกับเอกสารที่ต้องการพิมพ์ ก็มีส่วนช่วยลดการใช้หมึกได้ดียิ่งขึ้น
แต่การจะประหยัดการใช้หมึกและให้ได้คุณภาพนั้น ก็ต้องอาศัยองค์ประกอบสำคัญหลายๆ อย่างรวมกัน ไม่ว่าจะเป็น การจัดเตรียมพรินเตอร์ กระดาษและปรับรูปแบบของการพิมพ์ให้เหมาะสมกับเอกสารที่ต้องการพิมพ์ จึงจะสามารถทำให้งานพิมพ์ที่ได้นั้น ตรงตามความต้องการ
1.เลือกใช้กระดาษให้เหมาะสม : เป็นเรื่องที่สำคัญ ความหนาของกระดาษและคุณภาพกระดาษ ก็เป็นสิ่งที่จำเป็น โดยเฉพาะการใช้พรินเตอร์แบบหมึก ที่จะส่งผลให้งานพิมพ์ที่ได้ออกมามีคุณภาพมากที่สุด เนื่องจากในบางกรณีที่ใช้กระดาษไม่ได้คุณภาพ อาจทำให้ภาพที่ได้ไม่คมชัดหรือเลอะเพราะเกิดการซึม เมื่อมีปัญหาก็ต้องปรินต์ใหม่ ซื้อกระดาษใหม่ สิ้นเปลืองทั้งหมึก กระดาษและพลังงาน แถมยังไม่ได้งานพิมพ์ตามที่ต้องการอีกด้วย ส่วนการเลือกแกรม (gram) ของกระดาษ ขึ้นอยู่กับงานที่จะใช้ เช่น 40-50 แกรม เหมาะกับการใช้งานออกบิลหรือใบเสร็จ ส่วน 70-80 แกรม มักใช้กับงานพิมพ์เอกสารทั่วไปหรือหนังสือ ส่วนที่เป็นงานที่ต้องการความทนทานขึ้นมาหรือเอกสารโบรชัวร์มักจะสูงกว่า 100 แกรมขึ้นไป
2.พรีวิวให้แน่ใจก่อนจะพิมพ์งาน : เมื่อจะต้องพิมพ์งานใดๆ ก็ตาม โดยเฉพาะงานเอกสาร การตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์คือ สิ่งที่สำคัญ หากต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย คงไม่ดีแน่ถ้าสั่งพิมพ์ไปแล้ว กลับพบว่าเอกสารเหล่านั้นผิด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของกราฟฟิก ตัวอักษรหรืออื่นใดก็ตาม เพราะนั่นหมายถึงการสูญเสียทรัพยากรไปเปล่าประโยชน์ ดังนั้นการตรวจสอบหรือพรีวิวความถูกต้องก่อน
3.พิมพ์หลายหน้าในแผ่นเดียว : ในกรณีที่ไม่ได้เป็นเอกสารที่ต้องการลงรายละเอียดให้ชัดเจนครบถ้วนทุกอย่าง ทุกหน้า เช่น การเอกสารประกอบการพรีเซนเทชั่น การสั่งพิมพ์เอกสาร 2 แผ่นหรือ 4 แผ่นในหน้าเดียว ก็เป็นวิธีช่วยประหยัดหมึกในการพิมพ์ได้เช่นกัน แต่ภาพและตัวอักษรที่ได้จะเล็กลงกว่าเดิม จึงเหมาะกับเอกสารที่ไม่มีรายละเอียดในแต่ละหน้ามากจนเกินไป
4.เลือกโหมดใช้งานที่เหมาะสม : เช่น ในกรณีที่พิมพ์เอกสารสำนักงาน และต้องการความคมชัดของตัวอักษรหรือบรรดากราฟฟิกต่างๆ อาจเลือกใช้ Quality ในระดับ Plain-Best mode หรือถ้าเป็นการพิมพ์งานเป็นเอกสารทั่วไป Draft mode, Normal mode ก็เป็นทางเลือกที่ดี แม้ความละเอียดจะน้อยลง แต่ก็ประหยัดหมึกมากขึ้น นอกจากนี้หากต้องการพิมพ์งานสีหรืองานประเภทภาพถ่าย ก็ยังเลือกได้ว่าจะใช้โหมดใด เช่นต้องการคุณภาพสูง ทางเลือกที่เป็น Best Quality หรือการใช้ Photo-Best mode และ Max DPI mode ที่ให้รายละเอียดงานได้สูงที่สุด เพื่อความคมชัด สมจริงมากขึ้น
5.หมึกพิมพ์คุณภาพและหมึกแท้ : เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้งานพิมพ์มีคุณภาพและประหยัดมากยิ่งขึ้น เพราะผู้ผลิตพรินเตอร์จะพัฒนาหมึกด้วยเทคโนโลยีเฉพาะ เพื่อให้เหมาะกับพรินเตอร์ในแต่ละรุ่น ทำให้การกำหนดปริมาณและคุณภาพที่เหมาะกับหัวพิมพ์ของเครื่องพิมพ์ ส่งผลในการช่วยป้องกันหัวพิมพ์ ไม่ต้องเสี่ยงกับหมึกพิมพ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน อีกทั้งในปัจจุบันหมึกแท้ ราคาถูกลง แต่ให้งานพิมพ์ได้มากยิ่งขึ้น
6.ลดการใช้ Background ที่ซับซ้อนที่อยู่เบื้องหลังเอกสาร : หลายครั้งที่สไลด์หรือพรีเซนเทชั่น จะมาพร้อม Background สวยงาม เพื่อความสวยงามและเพื่อให้สไลด์ดูดึงดูดสายตา แต่เมื่อต้องนำมาจัดพิมพ์เป็นเอกสารประกอบ ก็อาจจะรบกวนสายตา และทับซ้อนกันวุ่นวาย ซึ่งดูไม่เป็นผลดีนักทั้งในแง่ของความชัดเจนและการใช้น้ำหมึกที่มากขึ้น เวลาที่จะพิมพ์อาจใช้วิธีปิด Background หรือลบออกไปก่อน เพื่อจะได้งานพิมพ์ที่ดูสบายตาและประหยัดหมึกไปในตัว แต่ถ้ามีความจำเป็นอาจจะต้องปรับให้สีจางลงได้เช่นกัน
7.ลดกราฟฟิกหรืองานพิมพ์ที่มีพื้นที่สีดำเป็นส่วนใหญ่ : เช่นเดียวกับในเรื่องของ Background เอกสารที่มีกราฟฟิกจำนวนมาก อาจจะต้องเลือกระหว่างความประหยัดหรือคุณภาพงานที่ดี ในกรณีที่ใช้รูปถ่ายเป็นภาพประกอบ อาจต้องเลือก High Quality ที่ให้คุณภาพคมชัด แต่สำหรับงานเอกสารที่ประกอบด้วยกราฟแผนภูมิต่างๆ บางครั้งอาจไม่จำเป็นต้องใช้ Quality ที่สูงนัก ด้วยความละเอียดของพรินเตอร์ ก็สามารถให้ภาพกราฟฟิกที่ดีได้แล้ว และในพื้นที่ที่เป็นสีดำมากๆ นั้นทำให้มีการใช้น้ำหมึกเพิ่มมากขึ้น ในบางครั้งอาจจะต้องแก้ไขให้เป็นสีเทาหรือปรับลดพื้นที่สีดำเข้มหรือเลี่ยงการใช้งานสีดังกล่าว ก็จะช่วยประหยัดหมึกไปได้ไม่น้อยทีเดียว
นอกจากนี้ในกรณีที่ต้องการปรินต์เอกสารที่อาจจะไม่ได้เป็นทางการเสียทีเดียว ยังมีทางเลือกให้กับการพิมพ์ตัวอักษรสีเทาแทนการใช้สีดำ เพื่อลดการใช้หมึกลง ด้วยการเข้าไปใน Advanced Options ของพรินเตอร์ จากนั้นเลือก Print in Grayscale ให้เป็น High Quality Grayscale ได้เช่นกัน
ทั้งหมดนี้เป็นวิธีการง่ายๆ ในการพิจารณาเลือกปรินต์งานเอกสารให้มีคุณภาพและความคุ้มค่า ซึ่งขึ้นอยู่กับองค์ประกอบในหลายๆ ด้าน อาจจะดูยุ่งยากเพราะมีรายละเอียดมากมาย แต่ถ้าปรับใช้บ่อยๆ ก็จะคุ้นเคยไปเอง แถมยังช่วยลดการใช้หมึกและเพิ่มประสิทธิภาพงานพิมพ์ได้อีกด้วย
