เรื่องของข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลงานอะไรก็ตามแต่ ใครๆ ก็ต่างบอกว่าสำคัญนัก ต้องจัดเก็บให้ดี ไม่ให้เกิดความเสียหาย ซึ่งหลายคนก็ว่าตามนั้น เพราะข้อมูลบางอย่างไม่สามารถทำใหม่ได้ เนื่องจากโอกาสและเวลาที่ผ่านไป อาจมีเพียงครั้งเดียวเท่านั้น
แต่เชื่อหรือไม่ว่าหลายต่อหลายคน แม้จะรู้ดีว่าข้อมูลที่ตัวเองมีอยู่นั้นสำคัญ ก็ยังปล่อยให้ตกอยู่ในความเสี่ยง จนบางครั้งอาจก่อให้เกิดความเสียหายและไม่สามารถเรียกกลับคืนมาได้ ดังนั้นลองมาพิจารณากันดูก่อนดีกว่า ว่าการจัดเก็บข้อมูลหรือการใช้ข้อมูลต่างๆ เหล่านั้น มีผลดีหรือผลเสียอย่างไร
เก็บงานไว้บนแฟลชไดรฟ์
การเก็บงานไว้บนแฟลชไดรฟ์ ถือว่าเป็นอีกรูปแบบหนึ่งที่นิยมทำกัน เนื่องจากสะดวกในการใช้งาน อีกทั้งมีขนาดพื้นที่ที่ใหญ่มากขึ้น จึงช่วยให้จัดเก็บไฟล์หลายอย่างได้สะดวกทีเดียว แต่หน้าที่โดยพื้นฐานของแฟลชไดรฟ์นั้น เป็นอุปกรณ์สำหรับใช้ในการถ่ายโอนไฟล์งานขนาดไม่ใหญ่มากนัก จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งเท่านั้น ซึ่งแม้จะมีอายุการใช้งานหรือการเขียนข้อมูลทับเป็นแสนครั้งก็ตาม แต่โอกาสที่จะเกิดความเสียหาย เนื่องจากการใช้งานก็มีสูง เพราะเป็นอุปกรณ์ที่ต้องเคลื่อนย้ายไปมาและเจอกับสภาพแวดล้อมต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของอุณหภูมิ ความร้อน ความชื้น บ่อยครั้ง ก็อาจเกิดความเสี่ยงในสูญเสียแฟลชไดรฟ์ไปพร้อมข้อมูลก็มีอยู่มากเช่นเดียวกัน
ดังนั้นแม้ว่าการจัดเก็บข้อมูลงานสำคัญบนแฟลชไดรฟ์จะช่วยให้สะดวกต่อการทำงานอยู่ก็ตาม แต่ก็ควรจะมีการสำรองข้อมูลเอาไว้ที่อื่นบ้าง เพื่อความปลอดภัย
ตั้งโฟลเดอร์งานไว้หน้า Desktop
เชื่อว่าเป็นเรื่องปกติของใครหลายคน ที่มักจะดรอปไฟล์ต่างๆ เอาไว้บนหน้าเดสก์ทอปนี้ แทนที่จะแยกไว้ที่ไดรฟ์หรือพาร์ทิชันอื่น ข้อดีก็คือ เรียกหาและใช้งานได้ไว เพราะไม่ต้องเข้าไปเรียกหาไฟล์จากไดรฟ์อื่นๆ ซึ่งก็เป็นเรื่องที่น่าสนใจ แต่บางครั้งเมื่อเกิดความเสียหายกับระบบปฏิบัติการหรือเข้าวินโดวส์ไม่ได้ ไม่ว่าจะเกิดจากไฟล์ระบบเสียหรือไวรัสโจมตีก็ตาม สิ่งที่เกิดขึ้นคือ ข้อมูลไฟล์เหล่านั้น ก็จะอยู่ในพาร์ทิชันนั้นด้วย ซึ่งก็จะต้องเสียเวลาในการที่จะ Backup ข้อมูลเหล่านั้นกลับมาเสียก่อน จึงจะทำการแก้ไขหรือลงวินโดวส์ใหม่ต่อไปได้
ดังนั้นเก็บโฟลเดอร์งานไว้ที่หน้า Desktop ก็สะดวกต่อการใช้งาน แต่ถ้าจะให้ดีและปลอดภัย แยกใส่ไดรฟ์หรือพาร์ทิชันอื่นไว้น่าจะเหมาะสมมากกว่า อาจจะล่าช้าลงบ้าง แต่เมื่อเกิดปัญหาก็จะสามารถแก้ไขได้ง่ายและรวดเร็วกว่า
ทำงานไฟล์ผ่านแฟลชไดรฟ์โดยตรง
เป็นอีกวิธีหนึ่งที่หลายคนมักจะทำกัน เพราะบางครั้งก็เป็นเรื่องที่เสียเวลากับการต้อง Copy file ลงไปในเครื่องคอมพ์ แล้วค่อยแก้ไขหรือใช้งาน อย่างเช่น คนที่ต้องเปลี่ยนที่นั่งบ่อย ไม่มีที่นั่งเป็นของตนเองในที่ทำงาน แฟลชไดรฟ์ย่อมตอบโจทย์ตรงจุดนั้นได้ดี ซึ่งก็เหมือนกับการใช้งาน SSD เพียงแต่ต่อผ่าน USB พอร์ตเท่านั้นเอง อย่างไรก็ดี คงต้องระมัดระวังในการใช้งานด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะปัจจัยที่ไม่คาดคิด เช่น เกิดไฟดับ มือปัดไปโดนจนไดรฟ์หลุดจากพอร์ต สิ่งเหล่านี้ส่งผลร้ายต่อไฟล์งานที่ทำอยู่มากทีเดียว ยิ่งไฟล์ที่กำลังทำงานอยู่นั้น อาจเกิดความเสียหายได้ถาวร
ดังนั้นการใช้แบบดังกล่าวนี้ สามารถทำได้ แต่อาจจะต้องเซฟงานให้ถี่ขึ้นกว่าเดิมและอาจจะสำรองไฟล์ไว้เป็นระยะ เพื่อลดความเสี่ยงอันอาจจะเกิดขึ้นนั่นเอง
แหล่งเก็บข้อมูลมีอยู่ชุดเดียว ไม่มี Backup ไว้
เป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ แต่มักจะถูกมองข้ามไป ไม่ว่าจะเป็นด้วยข้อจำกัดที่ไม่สามารถหาฮาร์ดดิสก์มาเพิ่มได้หรืออาจจะไม่สะดวกที่จะทำสำเนาเอาไว้หรือเบื่อกับขั้นตอนที่มากมายก็ตามแต่ ซึ่งก็ล้วนแต่เป็นเหตุผลที่หลายคนหยิบยกขึ้นมากล่าว ก็เป็นเรื่องความสะดวกของแต่ละบุคคล รวมถึงการมองเห็นถึงความสำคัญของข้อมูลว่ามีมากน้อยเพียงใด ซึ่งเมื่อเกิดเหตุการณ์ร้ายแรงขึ้นมา ก็จะพบว่าวิธีการป้องกันจะช่วยได้เยอะและไม่ต้องไปเสียเงินในการกู้คืนไฟล์ ที่มีราคาแพงกว่าฮาร์ดดิสก์ที่จะซื้อด้วยซ้ำ ดังนั้นการ Backup ข้อมูลที่มีอยู่ ก็ดูจะเป็นหนทางที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยได้มากขึ้น ถ้ากลัวจะเสียเวลามาก ไม่อยากใช้วิธีโยนไฟล์เพื่อเก็บทีละชุด ก็อาจจะเลือกซอฟต์แวร์สำหรับ Backup file โดยเฉพาะ ที่ใช้เวลาสั้นๆ ในการทำงานมาใช้งานแทน ซึ่งมีให้เลือกอยู่มากมายในเวลานี้
โยนไฟล์งานทุกอย่างเอาไว้บน Cloud
นับว่าเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบัน โดยเฉพาะในยุคที่อินเทอร์เน็ตความเร็วสูงเฟื่องฟูและมีผู้ให้บริการในด้าน Cloud ต่างๆ มากยิ่งขึ้น ข้อดีของการจัดเก็บในรูปแบบนี้ก็คือ สามารถเรียกใช้ไฟล์ข้อมูลจากที่ใดก็ได้ ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ ไม่จำเป็นต้องพกติดตัวไป ไม่ต้องเสี่ยงกับการทำอุปกรณ์หรือไฟล์หายในระหว่างเดินทางและไม่ต้องหาอุปกรณ์มาจัดเก็บข้อมูลนั่นเอง แถมยังปลอดภัยเพราะมีการเข้ารหัสประสิทธิภาพสูงอีกด้วย แต่ข้อควรระวังหรือข้อด้อยในการจัดเก็บไฟล์ผ่าน Cloud นั้นคือ หากไม่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต ก็ไม่สามารถเรียกใช้ไฟล์ได้หรือการอัพโหลดไฟล์ก็ต้องใช้เวลานานพอสมควร หากไฟล์มีขนาดใหญ่ ที่สำคัญมีพื้นที่ไม่เยอะนัก หากต้องการพื้นที่หรือบริการเพิ่มมากขึ้น ก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายส่วนต่างนั่นเอง แต่ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการเก็บข้อมูลที่น่าสนใจ
เลือกใช้และทำงานบน SSD เพียงอย่างเดียว
ในยุคแห่งความรุ่งเรืองของ SSD เช่นปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของราคาและความเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการบูตเครื่อง เข้าเกมหรือการค้นหาไฟล์ก็ทำได้รวดเร็ว SSD จึงกลายเป็นตัวเลือกของหลายคนอย่างไม่ลังเล อย่างไรก็ดีแม้ว่าจะมีความเร็วที่สูงมาก แต่ก็มีข้อจำกัดในด้านของความจุที่มีอยู่ไม่มากนัก เมื่อเทียบกับฮาร์ดดิสก์จานหมุนในราคาเดียวกัน จึงอาจจะเหมาะกับการใช้เก็บไฟล์ที่เปิดขึ้นเพื่อทำงานแบบชั่วคราว แม้ว่า SSD จะสามารถเขียนข้อมูลทับซ้ำลงไปได้เป็นแสนครั้งก็ตาม เมื่อเสร็จงานแล้วจึงนำไฟล์ไปเก็บไว้ที่อื่น เพราะจะเป็นการเบียดบังพื้นที่ในการทำงานมากเกินไป
ดังนั้นทางเลือกที่ดูจะเหมาะสมก็คือ การเสริมฮาร์ดดิสก์แบบจานหมุนที่มีความจุสูง สำหรับจัดเก็บข้อมูลเอาไว้เพิ่มเติม เพื่อรองรับไฟล์ขนาดใหญ่จำนวนมากในอนาคต
เรื่องราวของการใช้งานไฟล์และการจัดเก็บข้อมูลยังมีอีกมากมายหลายเรื่องที่น่าสนใจ โดยเฉพาะเรื่องของการเรียกใช้งานและจัดเก็บได้อย่างปลอดภัยนั้น ถือเป็นสิ่งที่ผู้ใช้ต้องให้ความสำคัญอย่างมากเลยทีเดียว เพราะข้อมูลบางอย่างไม่ได้มีผลต่อการเรียน การทำงานหรือการประสบความสำเร็จเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในเรื่องของจิตใจอีกด้วย หลายครั้งจึงไม่สามารถประเมินค่าได้ เมื่อไฟล์ข้อมูลสำคัญเหล่านั้นหายไปและอีกหลายคนยอมที่จะเสียเงินจำนวนมาก เพื่อให้ได้ไฟล์ที่หายไปกลับคืนมา ฉะนั้นสิ่งที่พอทำได้และง่ายที่สุดก็คือ การใช้งานอย่างระมัดระวังและจัดเก็บไฟล์เหล่านั้นให้มีความปลอดภัยนั่นเอง
