หลายคนนิยมที่จะเปิดไฟล์จากเมล์แล้วแก้ไขข้อมูลในเอกสารจากตรงจุดนั้น แล้วกด Save ไว้เป็นระยะ แต่เมื่อถึงเวลาจะใช้งานจริงพอปิดไฟล์ไปแล้ว กลับไม่ทราบได้ว่าไฟล์ที่ทำการแก้ไขนั้นหายไปไหน ส่วนหนึ่งก็มาจากความเผลอเรอในการใช้งานด้วยความเร่งรีบ รวมถึงอาจเข้าใจผิดว่า Save เอาไว้แล้วจึงปิดไฟล์ไปโดยไม่ทันได้สังเกตว่าไฟล์ดังกล่าวถูกเก็บเอาไว้อยู่ในที่ใดนั่นเอง ซึ่งการที่จะหาไฟล์เหล่านั้นก็ทำได้หลายวิธี
?
1
จะสังเกตได้ว่าส่วนใหญ่ระบบเมล์ก็จะมีการป้องกันเอาไว้ส่วนหนึ่งคือ เมื่อผู้ใช้เปิดไฟล์ที่แนบขึ้นมาแล้ว ไฟล์ดังกล่าวจะเป็นแบบที่ให้ดูเท่านั้น ต้องคลิกที่ปุ่ม Edit ด้านบนเสียก่อน จึงจะอนุญาติให้แก้ไขได้ โดยส่วนใหญ่ผู้ใช้จะต้อง Save งานเพื่อเก็บไว้ใช้ในขั้นตอนนี้
?
?
?
2
ในบางกรณีอาจต้องเข้าไปดูในโฟลเดอร์ดาวน์โหลด เพราะจะเป็นโฟลเดอร์ที่ถูกตั้งเอาไว้เป็นค่า Default ในการจัดเก็บงานในเบื้องต้น เมื่อมีการ Save หรือ Download ไฟล์มาใช้
?
?
?
3
ให้ลองดูที่ Recent file ด้วยการเข้าไปที่โปรแกรมที่ใช้อย่างเช่น MS Word ก็ให้คลิกที่เมนู File ด้านบน จากนั้นคลิกที่หัวข้อ Recent ก็จะพบว่ามีไฟล์ดังกล่าวปรากฏขึ้น ซึ่งในจุดนี้หากยังไม่ได้ทำการ Clear file ออกไปยังไงก็เจอแน่นอน สิ่งที่ต้องทำคือ คลิกที่ชื่อไฟล์ แล้วเลือก Save as. แล้วนำมาเก็บเอาไว้ในพื้นที่ใหม่นั่นเอง
?
?
?
4
ใช้วิธีการ Search files ด้วยการเข้าไปที่ Windows Explorer จากนั้นพิมพ์ชื่อไฟล์ที่จำได้ลงในช่องค้นหาที่อยู่ด้านบนขวามือของหน้าต่าง ซึ่งหากมีการ Save อยู่ในระบบ ต้องค้นหาเจอแน่นอน
?
?
แต่สิ่งที่เหมาะสมที่สุดก็คือ การหาทางป้องกันก็คือ เมื่อดับเบิลคลิกไฟล์เอกสารไม่ว่าจะเป็น MS Word, Excel หรือ PowerPoint ก็ตาม เมื่อเปิดแก้ไขแล้วควร Save as. แล้วเลือกสถานที่จัดเก็บข้อมูลเสียก่อน จากนั้นจึงใช้งานต่อเพื่อความปลอดภัย
